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Conditions générales de vente

Les conditions générales de vente et les conditions spéciales forment un ensemble qui fait partie intégrante du contrat de vente et dont l’acceptation globale est obligatoire avant la conclusion de toute vente.

PREAMBULE

La société W, SARL au capital de 180 000 €, enregistrée au Registre du Commerce et des Société de Bordeaux sous le numéro SIRET 514 273 481 000 40, dont le siège est situé au 22 Cours du Maréchal Foch 33000 à Bordeaux, a pour numéro de TVA intracommunautaire FR 50 514 273 481
Sarl W a souscrit auprès de la compagnie, une assurance responsabilité civile et professionnelle hôtellerie.
Les coordonnées de l’hôtelier sont les suivantes / Pour nous contacter : 22, cours du Maréchal Foch 33000 BORDEAUX

DEFINITION

L’hôtelier : Ce terme désigne l’hôtel des Quinconces
Le client : Ce terme désigne la personne ayant effectué la réservation et/ou la personne séjournant à l’hôtel
Le séjour : Ce terme définit l’ensemble des produits et prestations fournis par l’hôtelier au profit du client
Les prestations complémentaires : Ce terme désigne l’ensemble des prestations non incluses dans le séjour et/ou tout consommateur extérieur des produits proposés.

I – CONDITIONS GENERALES DE VENTE (CGV)

1-1 – Généralités

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent aux opérations de ventes conclues par l’hôtelier avec des non professionnels du voyage. Selon le nombre type de produit vendu, des conditions spéciales s’appliquent : Conditions de Vente Groupe, Séminaires, Société.

1-2 – Capacité

Tout client reconnaît avoir la capacité de contracter, c’est-à-dire avoir la majorité légale et ne pas être sous curatelle ou sous tutelle.
La demande de réservation entraîne l’adhésion aux présentes conditions de vente et l’acceptation complète et sans réserve de leurs dispositions.

1-3 – Affichage des Prix

Les prix sont indiqués en Euros. La TVA est toujours comprise. Les prix indiqués ne comprennent que les prestations strictement mentionnées dans la réservation. Au prix mentionné dans la réservation seront ajoutées, lors de la facturation, les prestations complémentaires ou dépenses personnelles (extra) fournies par l’hôtelier lors du séjour et, le cas échéant, la taxe de séjour.
Les prix mentionnés sur le site sont susceptibles de modification sans préavis et seul le prix indiqué dans la confirmation de réservation est contractuel.

1-4 – Modalités de paiement

L’établissement accepte principalement les cartes des réseaux Carte Bleue, Visa, Eurocard/Mastercard, Diners, JCB.
Les espèces ne sont acceptés que pour les paiements effectués sur place. Les chèques ne sont pas acceptés.

1-5 – Force majeure

La force majeure s’entend de tout évènement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche soit le client, soit l’hôtelier d’assurer tout ou partie des obligations prévues au contrat. Il en est notamment ainsi en cas de grève, insurrection, émeute, prohibitions édictées par les autorités gouvernementales ou publiques.
Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour les parties, l’exécution de leurs obligations réciproques et que chaque partie supporte la charge des frais qui en découlent.
Les clients supporteront notamment seuls les frais supplémentaires qui pourraient être engagés pour permettre la poursuite du séjour, à la suite de la survenance d’un cas de force majeure.

1-6 – Réclamations

Toute réclamation doit être formulée auprès de l’hôtelier dans un délai de 15 jours à compter de la date de séjour.
Tout différend, toute réclamation ou tout litige relatif aux modalités de réservation d’un séjour ou d’une chambre d’hôtel sont soumis au droit français.

1-7 – Règles générales relatives à l’hôtellerie

Il est de règle, en hôtellerie, de prendre possession de la chambre à partir de 16 heures et de libérer celle-ci avant midi.
Une chambre double ou twin est destinée à accueillir : 2 adultes et éventuellement, 1 enfant de moins de 12 ans et/ou un bébé avec un cout supplémentaire.
Le petit-déjeuner n’est pas inclus dans le prix des chambres.
Les boissons ne sont incluses que lorsque cela est expressément mentionné.
Activités et prestations : Bien que toutes les activités mentionnées dans les descriptifs nous aient été confirmées par nos prestataires et que nous les ayons en conséquence publiées de bonne foi, il peut arriver, pour des raisons indépendantes de notre volonté, que ces activités et autres prestations soient suspendues ou supprimées sans que nous en ayons été avisés.
Il appartient à chaque client de se renseigner, avant sa prise de commande, sur les éventuels événements locaux tels que carnavals, fêtes religieuses, fêtes nationales qui pourraient affecter le bon déroulement du séjour. Aucune réclamation de ce fait ne pourra être adressée ultérieurement à l’hôtelier.

1-8 – Informatique et Libertés

En application de la loi L.78-17 du 6 janvier 1978, le client est informé que les informations à caractère nominatif communiquées font l’objet d’un traitement informatisé, sauf opposition expresse de sa part.
Les informations qui vous sont demandées lors de la réservation sont indispensables pour le bon traitement de votre demande. Ces informations ont pour seul destinataire l’hôtelier concerné par la demande de réservation.
Conformément à la législation en vigueur, les contrats électroniques font l’objet d’un archivage électronique d’une durée de 10 ans pour tout contrat d’un montant supérieur à 120 €.

II –CONDITIONS PARTICULIERES

2-1 – Offre préalable

L’offre préalable mentionnée dans la loi du 13 juillet 1992 est constitué des informations données sur le site internet, par mail ainsi que les présentes conditions de vente.

2-2 – Prestations comprises dans le forfait

Seules les prestations mentionnées explicitement dans le formulaire de réservation électronique font partie du forfait.
La réservation électronique avec contrôle immédiat des disponibilités, effectuée par le client, ne deviendra définitive qu’à confirmation de l’acception du paiement par la banque.
Il appartient à chaque client de se renseigner sur les disponibilités, afin d’effectuer la réservation de ses soins, compris éventuellement dans son séjour.
Il appartient à chaque client de se renseigner sur les disponibilités, afin d’effectuer la réservation de sa table aux restaurants, compris éventuellement dans son séjour.

2-3 – Conditions de réservation

Les réservations ne sont considérées fermes et définitives qu’après confirmation de la disponibilité par mode électronique ou manuel par téléphone auprès de l’hôtelier, et réception d’un numéro de carte de crédit à titre de garantie. L’hôtelier se réserve le droit d’effectuer une pré-autorisation de la carte bancaire du client.
Pour tout séjour inférieur à 2 nuits, il est demandé au client de communiquer son numéro de carte bancaire, la transmission se faisant par mode sécurisé. L’hôtelier se réserve le droit d’effectuer une pré-autorisation de la carte bancaire du client et d’exiger un paiement immédiat.
Pour tout séjour égal ou supérieur à 2 nuits, l’hôtelier prélèvera 30% du séjour à titre d’arrhes, sur le numéro de carte de crédit que le client aura communiqué.
Le paiement du solde du séjour s’effectuera sur place auprès de l’hôtelier.
Il est demandé au client de prévoir une arrivée à l’hôtel avant 18h00 et de prévenir l’hôtelier en cas d’arrivée tardive.
Pour toute arrivée tardive non prévenue, au-delà de 18h00, l’hôtelier se réserve le droit d’héberger les clients dans un hôtel proche de catégorie équivalente, sans aucune modification tarifaire.

2-4 – Conditions d’interruption de séjour

Pour toute interruption de séjour non signalée 48 heures avant la date de départ prévue, la valeur d’une nuit sera facturée par l’hôtelier à titre de dédommagements.

2-5 – Modification d’une réservation

Toute demande de modification d’une réservation doit être formulée auprès de l’hôtelier par téléphone ou par mail.
La modification de réservation n’est ferme et définitive qu’après réception de la confirmation par l’hôtelier.
Les demandes de modifications peuvent entraîner, le cas échéant, l’application des conditions d’interruption et d’annulation (voir 2.4 et 2.6). Le client ne pourra prétendre à un remboursement ou même une indemnité.
En cas de force majeure ou en raison de circonstances exceptionnelles, l’hôtelier se réserve le droit d’héberger les clients dans un hôtel proche de catégorie équivalente, sans aucune modification tarifaire.

2-6 – Conditions d’annulation

Toute annulation doit être faite par écrit avant la date d’arrivée :
– En cas de garantie par carte bancaire, le délai d’annulation sans frais est de 3 jours avant la date d’arrivée (plus de 72 heures).
– En cas de garantie par carte bancaire et d’annulation à moins de 3 jours (moins de 72 heures), 2 nuits seront débitées à titre d’indemnité.
– En cas de garantie par arrhes, quel que soit le délai d’annulation, les arrhes ne sont pas remboursables.
– En cas de non-présentation du client à l’hôtel (no-show) et en l’absence d’annulation, le montant total du séjour sera prélevé à titre d’indemnité.
La date de réception de la demande d’annulation (par mail, courrier, télécopie) sera la date retenue pour l’annulation.

2-7 – Tarifs spéciaux et promotions

Les réservations liées à des tarifs spéciaux ou promotionnels ne sont considérées fermes et définitives qu’après confirmation de la disponibilité par mode électronique ou manuel par téléphone auprès de l’hôtelier, et réception du paiement.
Dans le cas d’une réservation par mode électronique avec contrôle immédiat des disponibilités, la réservation est confirmée dès acceptation du paiement par la banque.
Les réservations liées à des tarifs spéciaux ou à des promotions sont ne sont ni modifiables, ni remboursables.

III –CONDITIONS SPECIALES

3-1 – Généralités

Les conditions générales sont valables dans le cadre de la mise à disposition des salles de conférences, séminaires et de banquets de l’hôtel, pour la réalisation de manifestation, de même que pour toutes autres prestations et livraisons s’y rapportant. Elles font parties intégrantes du devis ou facture pro-forma sur lequel elles sont inscrites au verso. Les conditions générales de vente de l’hôtel prévalent sur les conditions générales d’achat ou du client réorganisateur. Les conditions générales s’appliquent comme ci-après, et sont modifiables à tout moment par l’hôtelier.

3-2 – Restauration

Le client-organisateur ne peut pas apporter de plats ou des boissons pour sa manifestation sauf accord préalable de la direction. Le nombre de participants doit nous être communiqué lors de la mise au point des menus ; il s’agit du nombre de couverts garantis qui servira de base à la facturation ultérieure. Les repas peuvent être servis en petite rotonde, salon club, salon l’Art Nouveau ou en terrasse si le temps le permet. Tout changement de lieu relatif aux activités, réunion de travail et démonstration doit nous être communiqué 72 heures avant l’heure de la manifestation.
Si le nombre de couverts servis est inférieur au nombre de couverts garantis par le client, il ne sera pas facturé le nombre de couverts réellement servis MAIS le nombre de couverts garantis. Si le nombre de couverts servis est supérieur au nombre de couverts garantis, c’est le nombre de couverts servis qui sera facturé au même tarif.
Des modifications dans la composition des menus commandés sont possibles ; elles peuvent entraîner un supplément qui s’ajoute au prix contractuel initial. Il n’est pas prévu que les repas ou les manifestations se poursuivent au-delà de minuit ; si tel est le cas, un supplément s’ajoute au prix contractuel initial sauf dérogation de la direction de l’hôtel.

3-3 –Facturation & Règlement

Le prix facturé par l’hôtel des Quinconces au client-organisateur est celui dont il aura été convenu au jour de la signature du contrat sauf modification acceptée par les deux parties, confirmée par les l’hôtel par écrit au plus tard 72 heures avant la manifestation. Le prix sera majoré des prestations non prévues initialement mais effectivement exécutées par l’hôtel à la requête du client organisateur lors de l’exécution du contrat.
Les factures de l’hôtel sont payables à réception de la facture et sans escompte. Le paiement de la facture par carte de crédit est soumis à autorisation préalable.
Pour tout report de paiement, l’hôtel exigeront les intérêts légaux à hauteur de 1,5 % pour chaque mois entamé. L’hôtel des Quinconces se réserve le droit de demander jusqu’à 75 % de paiements anticipés sur la totalité de la facturation prévisible.
Les arrhes et dépôts de garantie dus aux au titre des réservations sont à régler selon l’échéancier ci-après :
Arrhes : 30% à la signature du contrat, 30% le mois suivant
Dépôt de garantie : Si un intermédiaire est engagé par le client final pour organiser une manifestation, la direction impose une responsabilité solidaire écrite du client final de l’agence intermédiaire portant sur le règlement total de la manifestation. Le client final devra s’engager à régler l’hôtel des Quinconces si l’agence est défaillante.
Extra/Dépenses annexes : Le client-organisateur est tenu responsable par l’établissement du paiement des dépenses annexes (extra) commandées directement par des participants (à l’hôtel ou au bar) au cas où une facturation individuelle n’aurait pas été demandée avant par écrit. Dans ce cas, une empreinte de carte de crédit pour chaque participant est impérativement prise à l’arrivée. Toutes les taxes d’autorisations administratives requises pour une manifestation seront imputées par l’hôtel des Quinconces sur la facture générale et avec justificatif.

3-4 – Nombre de participants

Le client organisateur communique le nombre de participant à la commande avec versement d’arrhes, à ce moment le client organisateur s’engage a respecter l’échéancier cité ci-dessous :
A 45 jours de la réalisation de la prestation, le client organisateur peut diminuer de 10 % le nombre de participants par rapport à la commande.
A 15 jours, le client organisateur peut diminuer de 2 % le nombre de participants par rapport à la commande.
Le client organisateur doit communiquer aux le nombre définitifs de participants au plus tard 15 jours ouvrable avant la date de la manifestation, afin d’assurer une préparation correcte.
Des variations allant au delà de ce chiffre ne peuvent pas être prises en compte et sont à la charge du client organisateur
Dans le cadre d’augmentation du nombre de participants, le règlement tiendra compte du nombre de participants effectifs au même tarif.

3-5 – Annulation & Frais d’annulation

Si une manifestation ne peut se dérouler pour des raisons hors de la raison , ou si le début de la manifestation est repoussée sans accord préalable écrit, des frais d’annulation seront facturés au client-organisateur.
Ces frais porteront sur :
* La location des salles, salons et équipements,
* Les prestations complémentaires qui étaient prévus, en particulier repas et boissons.
* La location des chambres.
* Prestations extérieures commandées auprès de l’hôtel (restauration, animations et culturels)
* Transferts
La base de calcul des frais d’annulation est constituée par les devis établis par l’hôtel des Quinconces lors de la confirmation de la demande.
Les conditions d’application des frais d’annulation sont :
Dès la signature du contrat : Les arrhes restant acquises par l’hôtel des Quinconces en cas d’annulation par le client-organisateur.
* Plus de 90 jours avant l’arrivée, annulation complète ou partielle : les frais s’élèveront à 50 % du montant total de la partie annulée de la réservation. Passé ce délai la totalité des arrhes est conservée par l’hôtel des Quinconces.

Défaillance de l’hôtel : Dans le cas où l’hôtel des Quinconces ne peuvent remplir ses obligations convenues au présent contrat à cause de circonstances imprévues : cas de force majeure hors de son contrôle, tous les règlements déjà effectués seront remboursés au client-organisateur.
Aucun préjudice ne pourra être allégué ; le client-organisateur ne pourra faire état d’une quelconque demande de dédommagement.
Par circonstances imprévues, mentionnées ci-dessus, s’entendent par exemple :
* Coupure d’alimentation en électricité ou en gaz du fait de l’E.D.F.
* Défaillance brutale du système de chauffage ou de climatisation
* Feux de toutes sortes (et résultant de quelque cause que ce soit).
* Mobilisation générale
* Guerre ou toute autre circonstance de quelque nature que ce soit, hors du contrôle de l’hôtel des Quinconces et que l’on désigne généralement sous le terme d’Acte de Dieu.
Pour l’application du présent article, tout conflit collectif de travail sera considéré comme un cas de force majeur.
Les hôtel des Quinconces proposent une assurance annulation aux clients organisateurs permettant de pallier au frais d’annulation. Le client peut accepter ou refuser. Reste à la charge du client-organisateur de contacter son propre assureur ou à défaut :

3-6 – Discipline, Pertes & Dommages, Responsabilité et Assurances

La bonne tenue physique et morale est de rigueur. Sont interdits les actes susceptibles d’entraîner une gêne pour le public, de provoquer des troubles, de causer des dommages matériels.
Le responsable de l’hôtel des Quinconces mettra en garde toute personne qui, ne se conformera pas aux prescriptions du présent règlement et, dans les cas extrêmes d’agitation et de mauvaise tenue, fera appel aux services de la sécurité.
Un état des lieux sera établi avant et après la manifestation, un rapport sera rédigé si des usagers ont dégradé du matériel. Le coût des réparations résultant de ces dégradations sera à la charge du client-organisateur.
Les objets d’exposition et autres apportés doivent être retirés après la fin de la manifestation.
Nos amis les animaux domestiques sont acceptés au sein de l’établissement (jusqu’à 1kg).
Le client-organisateur doit répondre des pertes et dommages qui ont été causés dans l’enceinte de l’Etablissement par ses collaborateurs ou autre main-d’œuvre, de même que par les participants de la manifestation, ainsi que les pertes et dommages qu’il a causé lui-même. Pour cela, l’organisateur doit contracter les assurances correspondantes. L’hôtel des Quinconces exigera la preuve de telles assurances (responsabilité civile vis-à-vis des participants, du personnel et des locaux).
Le client-organisateur dégage la responsabilité de l’hôtel des Quinconces pour les dommages de quelque nature qu’ils soient qui pourraient être occasionnés aux objets ou par des objets exposés dans ses salons, qu’il s’agisse de dégâts causés par incendie et/ou explosion, par fuite d’eau ou par des vols qui pourraient les affecter. Les assurances « Dommages et Responsabilité Civile » contractées par l’exposant devront comporter une clause d’abandon de recours contre l’hôtel des Quinconces, de même que contre les assureurs de ladite société ; il est précisé que l’hôtel des Quinconces renonce également à tous recours contre l’exposant
L’hôtel des Quinconces ou son personnel ne pourront être tenus responsables des pertes ou vols de quelque nature que ce soit, affectant le client organisateur, les participants ou les visiteurs.

3-7 – Publicité

Des annonces média contenant des invitations à des présentations de produits à l’hôtel, nécessitent l’accord écrit préalable de la Direction de l’hôtel.
Si une telle annonce se produit sans accord, la Direction se réserve le droit d’annuler la manifestation.

3-8 – Diffusion musicale et orchestre, Animation, Loisirs

Afin de préserver la tranquillité de notre clientèle, les installations de sonorisation et les prestations de disc-jockey sont soumises à l’autorisation préalable.
Il est rappelé au client-organisateur qu’une déclaration est effectué par l’hôtel des Quinconces au titre des droits d’auteurs nés de toute prestation musicale ayant pris place lors de l’exécution du contrat.

3-9 – Intermédiaire et Agence

Si un intermédiaire est engagé par le client-organisateur après confirmation et/ou accord tarifaire de la manifestation, le client-organisateur fera son affaire de tous les frais complémentaires intervenants qui ne pourront être à la charge de l’hôtel des Quinconces.

IV – COMPETENCE JURIDIQUE APPLICATION FORME

4-1– Loi applicable

Les présentes conditions générales de vente et les opérations qui en découlent sont régies par le droit français.

4-2 – Règlement des litiges

Tous les litiges liés à l’application des présentes conditions générales de vente qui n’auraient pas pu être résolus à l’amiable seront soumis aux tribunaux compétents dans les conditions de droit commun.
Le client est informé qu’il peut, en tout état de cause, recourir à une médiation conventionnelle, notamment auprès de la Commission de la médiation de la consommation, ou à tout autre mode alternatif de règlement des différends en cas de contestation.

4-3 – Evolution/modification des conditions générales de vente

Si une clause dues conditions générales ne peut pas s’appliquer, cela ne modifie pas la validité des autres clauses.
A la place de la clause non valable, s’applique une autre et la plus proche possible.
Tout accord annexe à ces conditions requiert la forme écrite.

V – INFORMATION PRECONTRACTUELLE – ACCEPTATION DU CLIENT

Le client reconnaît avoir eu communication, préalablement à sa réservation, d’une manière claire et compréhensible, des présentes conditions générales de vente et de toutes les informations listées à l’article L.221-5 du Code de la consommation et notamment les informations suivantes :
les caractéristiques essentielles du séjour ; les prix du séjour et des prestations complémentaires ; la possibilité de recourir à une médiation conventionnelle en cas de litige ; les informations relatives à l’identité de l’hôtelier.
Le fait pour le client d’effectuer une réservation emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes conditions générales de vente et obligation au paiement des services commandés, ce qui est expressément reconnu par le client, qui renonce, notamment, à se prévaloir de tout document contradictoire, qui serait inopposable à l’hôtelier.